Téléphonie : comment une étude notariale a transformé sa relation client

Téléphonie : comment une étude notariale a transformé sa relation client

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Le cas client Etude Sigonneau

Les solutions en téléphonie ne manquent pas. Mais l’accompagnement de qualité se fait plus rare. La très dynamique étude notariale de Maître Sylvain Sigonneau a décidé de s’implanter à l’Ouest parisien en septembre 2018 et de faire appel à EMB Informatique. Couple, Famille, Donation, Succession, Immobilier, Entreprise, l’office notarial accompagne et assiste ses clients particuliers et professionnels dans toutes les étapes de vie.

La téléphonie, point fort de la relation client

En fort développement, la téléphonie manquait de souplesse et ne correspondait plus à la qualité d’accueil voulue. Heureusement EMB Informatique, accompagné de son partenaire Kiplink était là !

Sélectionner un fournisseur à notoriété technologique et ayant la même approche client qu’EMB Informatique était indispensable à la bonne conduite de la mission. De plus, Kiplink était en mesure de solutionner l’inter-connectabilité avec le logiciel métier du cabinet.

Des besoins précis en téléphonie.

En terrain concurrentiel évident, dû à une situation géographique enviable, il était indispensable pour l’étude d’équiper les postes de travail en téléphonie et de coupler l’installation au logiciel métier. L’accueil et la capacité à répondre aux besoins des clients sont fondamentaux. Or l’étude procédait à des travaux de rénovation de ses locaux. EMB Informatique s’est chargé d’installer une solution de téléphonie provisoire, sans surcoût. Et même si le chantier a pris du retard, tout a fonctionné.

« J’ai pu utiliser mon téléphone portable comme si c’était une ligne de bureau ». Me Sigonneau

téléphonie accueil client notaire

1- La recherche

  • AMELIORER LA SATISFACTION CLIENT
  • Gagner du temps et être plus productif

2- Le challenge 

  • Être prêt pour la réouverture au public
  • Interconnecter l’installation avec le logiciel métier
  • Adapter la téléphonie aux évolutions de l’étude

Un Avant – Après spectaculaire !

La rapidité de réponse est un facteur clef de qualité de service. Le standard téléphonique était souvent engorgé, et quel temps perdu à faire des erreurs de numérotation, ou chercher les dossiers, puis le cas en cours.

Un accompagnement et une assistance.

« Il y a un grand bénéfice à être conseillé et déchargé de cette logistique, car on est perdu dans les offres de téléphonie. Cela reste très flou, ce monde est complexe pour des non-initiés. Donc avoir un spécialiste sous la main, c’est du confort et de la sécurité en plus, chose non négligeable.

Marc Allavena, en tant qu’homme-orchestre a su faire des propositions, comme déplacer des postes téléphoniques, accompagner dans la configuration, installer le câblage adéquat (avec des conseils sur les câbles à choisir), ainsi que le nombre de postes de travail à installer, assistance technique comprise.

Et pendant la crise Covid, tout a été géré à distance, avec renvoi d’appel permanent vers le téléphone portable de la collaboratrice. Car les solutions mises en place ne fonctionnent pas en télétravail. Et cela a très bien marché ». 

La suite de l’histoire ?

« Marc proposera sans doute d’autres solutions pour augmenter le parc téléphonie. Il sait alerter sur des problématiques liées à la sécurité des sauvegardes et à la sécurité de la téléphonie ».

3- La solution 

Une téléphonie modulaire.

  • 4 postes installés avec une solution évolutive, car les embauches vont bon train : 1 accueil, 2 postes collaborateurs, 1 poste salle de réunion.

Très concrètement :

  • Identification des appels entrants + Présentation du numéro,
  • Présentation de la fiche + Appel automatique,
  • Paramétrage du répondeur pour plus de souplesse + Mises à jour.

Des bénéfices immédiats 

Augmentation de la productivité grâce à la reconnaissance client et la personnalisation.

  • La qualité de travail est améliorée : travail est plus convivial, plus de sérénité, moins de stress.
  • La relation client est fluidifiée grâce au numéro mnémotechnique.
  • Le client est agréablement surpris en étant accueilli, et le motif de son appel présenté automatiquement (relié à son dossier actif). 
  • Le cabinet est crédibilisé par la qualité du traitement des appels entrants comme sortants.

Exemple concret : Les dossiers partenaires sont identifiés immédiatement comme les agences immobilières (amélioration de la visibilité des dossiers tant administratifs que financiers)

  • Le télétravail a été entièrement sécurisé pendant la crise Covid.
standard téléphonique notaire

EMB Informatique + SOLUTION de TELEPHONIE Kiplink = que des avantages 

  1. Un interlocuteur unique, réactif, efficace : rapidité et rendez-vous fait sur place.
  2. Une écoute et des explications très claires : pas de jargon !
  3. Une réponse sur-mesure : pas de sur-dimensionnement par rapport aux besoins.
  4. Une assistance technique sans faille et une qualité du support optimale : totale disponibilité pour le client et intervention à distance.

Des intervenants fiables : EMB Informatique sélectionne les meilleurs.

Kiplink, fournisseur de cette solution, c’est 15 ans de développement et d’intégration des solutions de communications unifiées d’entreprise.